KEP (Kayıtlı Elektronik Posta)

Kayıtlı Elektronik Posta; dünyada yaklaşık 30 yıl önce standart elektronik postanın daha güvenli olması ve kamu – vatandaş arasındaki iletişimin hızlı ve kolay bir hale gelmesi sebebiyle Amerika Birleşik Devletleri’nde başlamıştık. Ardından 2000’li yılların başında avrupada kullanılmaya başlanmıştık. İtalya, Fransa, Almanya, Estonya gibi bir çok ülkede milyonlarca vatandaşın kullandığı “Güvenli ve Yasal” elektronik posta sistemi ile birçok işlem dijital ortamda yapılabilmeye başlanmıştır. Ülkemizde ise temelleri 2008 yılında atılan sistem, 2011 yılında BTK’nın düzenlemeleri ile hayata geçmiştir. 

İki farklı KEP gönderim şekli bulunmaktadır. Bunlardan birincisi ve en yoğun gönderimlerin gerçekleştiği sistemin adı Elektronik Yazışma (e-Yazışma) Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve özel sektör ile yaptığı KEP yazışmalarıdır. İletilerin ekinde “.eyp” formatında dosyaların bulunması zorunludur. Bu dosyalar, resmi yazışma formatlarındaki tüm bilgileri elektronik ortama taşınmış halidir. Üst yazı, ilgili kurum, Sayı, Başlık vb. bilgileri içerir. Birçok kamu kurumuna göndereceğiniz KEP iletilerinin “.eyp” formatında olmaması durumunda iletiler reddedilmektedir. 

Peki “.eyp” formatında dosyalar nasıl oluşturulabilir? 

Günümüzden en yaygın kullanılan sistem İmzager isimli TUBİTAK tarafından ücretsiz sunulan bir programdır. Bu programa, yazınızı “resmi yazışma” kuralarına uygun bir şekilde hazırlayarak ekleyebilir, .eyp formatına dönüştürebilirsiniz. Ancak yazıları oluştururken sizi bilgilendiren ve yönlendiren bir yapısı olmadığı için, ayrıca destek alabileceğiniz bir hizmet bulunmadığı için bu önemli yazılarınız aıcı tarafından reddedilebilmektedir. 

Elektronik Yazışmaları %100 doğrulluk ile nası oluşturabilirim?

KEPassist adını verdiğimiz, sizlere KEP adreslerinizi iş akış kurallarınıza göre yönetmenizi sağlayan çözümüz sayesinde, programın içerisinden elektronik yazışmalarınızı oluşturabilir ve gönderebilirsiniz. Bu yazıları Zaman Damgamız ile imzalayarak e-İmzanız ile imzalayabilirsiniz. 

Diğer KEP yazışma metodu ile Standart KEP adı verilen yöntemdir. Bu yöntemde iletinin ekine herhangi bir dosya ekleme zorunluluğunuz ve içeriğin herhangi bir formatta olma zorunluluğu bulunmamaktadır. Ağırlıklı olarak Özel şirketlerin kendi aralarında ya da personelleri ile yaptığı yazışmaları kapsam. 

BTK’nin verilerine göre günümüzde 500.000’e yakın KEP adresi bulunmaktadır. Bireylerin ve Şirketlerin KEP adreslerine, KEP hesabınızın “Rehber” bölümünden ulaşabilirsiniz. Ayrıca ülkemizde günlük 30 bin adedin üzerinde KEP gönderimi yapılmaktadır. Özelikle KEP İnsan Kaynakları adını verdiğimiz, Şirketlerin çalışanları ile Bordro, Yıllık izin, İhtar, Sözleşme gibi gönderimlerini birkaç dakika içerisinde personel başına 1-2 TL ‘lik maliyetler ile gerçekleştirdiği uygulamalar sayesinde KEP gönderim adetleri hızla artmaktadır. Aylık KEP-İK uygulamasından gönderilen Bordro ağırlıklı KEP iletilerinin 100.000’i geçtiği bilinmektedir.